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PERCHE’ POSSEDERE L’ARCHIVIO OTTICO DEI DOCUMENTI: |
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· L’archivio cartaceo è dispendioso dal punto di vista dello spazio occupato. Un archivio non più fisico significherebbe più spazio per il personale e per l’ufficio stesso; · Mantenere archivi cartacei consistenti all’interno degli uffici presuppone una serie di precauzioni per evitare possibili incendi (sicurezza sul posto di lavoro); · A livello igienico gli archivi fisici sono un ricettacolo di polvere, batteri e muffe; · La ricerca telematica è meno complicata e più veloce della ricerca cartacea all’interno di un archivio fisico; · La consultazione telematica offre al documento versatilità, cioè la possibilità di venir consultato da una o più persone contemporaneamente; · L’archivio ottico permette al documento in originale di non venir usurato per l’uso a causa di continue fotocopie per la consultazione; · Quindi meno spreco di carta in quanto il documento visionato tramite pc può esser spedito via fax o via e-mail o viaggiare su internet senza alcun impedimento; · Poiché il criterio di ordinamento dei documenti di un archivio tradizionale deve essere unico, ci sono delle limitazioni sulla modalità con cui è possibile effettuare ricerche. Negli archivi elettronici non esiste un ordinamento predefinito, in quanto è possibile effettuare qualsiasi ricerca ottenendo in tempi brevissimi i risultati in apparenza più complessi. · Aspetto fondamentale della gestione elettronica dei documenti è la naturale integrazione con gli altri strumenti applicativi in uso presso l’azienda.
E questi sono alcuni tra i più importanti vantaggi offerti dall’uso dell’archiviazione ottica!
Se per esempio si possiedono 10 Gb nel proprio pc ed il 70% lo si vuole impegnare per contenere l’archivio ottico, si potranno possedere 250.000 pagine A4 di documenti consultabili! |
